Sekretarz

Warunki pracy

Budynek:

• 
  
• na zewnątrz: podjazd dla wózków inwalidzkich
  
• wewnątrz: winda, ograniczona możliwość poruszania się osób na wózkach inwalidzkich, brak toalet dostosowanych do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich  
  

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• 
  
• Praca administracyjno-biurowa
  
• Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  
• Obsługa urządzeń biurowych
  
• Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach - obsługa interesantów i osób spoza urzędu MON zgłaszających się do dyrektora Departamentu oraz jego zastępców.
  

Zakres zadań

• Zapewnia właściwe warunki pracy dyrektora Departamentu i jego zastępców, w tym: organizuje bieżącą działalność dyrektora Departamentu, w tym: prowadzi kalendarz pracy i przedsięwzięć służbowych (umawia, dokonuje zmian terminów lub odwołuje wcześniej zaplanowane spotkania i wizyty), przyjmuje interesantów, prowadzi terminarz i organizuje spotkania dyrektora Departamentu oraz jego zastępców, wykonuje połączenia telefoniczne, udziela pisemnych odpowiedzi na zaproszenia i zapytania, przygotowuje wzory oraz projekty pism i listów, organizuje odprawy, narady i spotkania, w tym przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się odprawy, narady i inne spotkania, przekazuje pracownikom cywilnym i żołnierzom komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne.
• Sporządza wnioski o polecenie wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych oraz inne dokumenty podróży dla pracowników Departamentu. Wydaje dokumenty po zatwierdzeniu przez dyrektora Departamentu oraz prowadzi rejestr podróży służbowych. Rozlicza delegacje służbowe dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu.
• Monitoruje przejazdy samochodu wykorzystywanego do zabezpieczenia służbowych potrzeb transportowych Departamentu oraz osób upoważnionych.
• Gospodaruje sprzętem znajdującym się w pomieszczeniach sekretariatu i pomieszczeniach dyrektora Departamentu oraz jego zastępców, dba o czystość i porządek w sekretariacie i pomieszczeniach przynależnych poprzez koordynowanie pracy personelu pomocniczego.
• Prowadzi i rozlicza dokumenty finansowe związane z realizacją wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu oraz dokonuje zakupów na te cele w ramach przydzielonego limitu środków finansowych.
• Przyjmuje i rejestruje skargi i wnioski wpływające do dyrektora oraz bierze udział w opracowywaniu rocznego sprawozdania ze sposobu rozpatrywania skarg i wniosków.
• Sporządza zapotrzebowania na prasę krajową i zagraniczną oraz dystrybuuje czasopisma w Departamencie.

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej
• Znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• Znajomość ustawy Kodeks postępowania administracyjnego w zakresie skarg i wniosków
• Znajomość zasad savoir vivreu
• Znajomość struktury organizacyjnej MON
• Umiejętność: organizacja pracy własnej
• Umiejętność: współpraca z innymi
• Umiejętność: orientacja na klienta
• Umiejętność: komunikacja, w tym komunikacja pisemna
• Umiejętność: radzenie sobie ze stresem
• Spełnienie wymogu określonego w ustawie o służbie cywilnej dotyczącego zakazu zatrudniania w służbie cywilnej osoby, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - osoba wybrana do zatrudnienia, jeśli urodziła się przed dniem 1 sierpnia 1972 r., będzie musiała złożyć Oświadczenie lustracyjne
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE lub wyrażanie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania takiego poświadczenia, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe