Specjalista ds. administracyjno-biurowych
Health Resort & Medical Spa Panorama Morska w Jarosławcu
więcej niż HOTEL
nad morzem
Specjalista ds. administracyjno-biurowych
Miejsce pracy: Jarosławiec (pow. sławieński, gm. Postomino)
Opis stanowiska:
- nadzór merytoryczny i organizacyjny nad działem administracyjnym, wsparcie dla działu księgowości,
- organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu firmy,
- nadzorowanie i rzetelne prowadzenie zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy,
- kompleksowe wsparcie w obszarze biznesowym i w organizacji codziennej pracy Zarządu,
- przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji z zakresu prowadzonej działalności,
- organizowanie spotkań i prowadzenie terminarza Członków Zarządu, umawianie i koordynowanie spotkań według skali priorytetów,
- dbanie o skrzynkę pocztową (zarządzanie mailami oraz raportowanie np. raz dziennie o najważniejszych wiadomościach),
- zbieranie danych, ich analiza, raportowanie, tworzenie pism, prezentacji oraz podsumowań,
- weryfikację, edycję oraz formatowanie dokumentów, redagowanie pism związanych z pracą biura/zarządu,
- bieżące wspieranie Zarządu/Dyrektora w sprawach organizacyjnych i administracyjnych,
- koordynowanie współpracy Prezesa Zarządu/Dyrektora z poszczególnymi działami firmy i ich pracownikami,
- dbanie o prawidłowy przepływ informacji i obieg dokumentów pomiędzy jednostkami organizacyjnymi w firmie,
- przekazywanie właściwym jednostkom i komórkom organizacyjnym decyzji i ustaleń podjętych przez Zarząd/Dyrekcję,
- przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji Prezesowi Zarządu/Dyrektorowi,
- przygotowywanie i prowadzenie raportów, dokumentów, prezentacji na potrzeby Prezesa Zarządu/Dyrektora i jego gości,
- zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych,
- udział w wewnętrznych projektach i prowadzenie własnych,
- tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i Przełożonego,
- bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw,
Wymagania:
- minimum 3 lata doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku,
- status absolwenta kierunków studiów prawa, administracji, ekonomicznych, finansowych i pokrewnych,
- umiejętności pracy w szybko zmieniających się okolicznościach pod presją czasu,
- wysokiej kultury osobistej, umiejętności zachowania dyskrecji i taktu,
- znajomości savoir-vivreu biznesowego,
- umiejętności pracy w zespole i zarządzania przepływem informacji,
- bardzo dobrej organizacji pracy oraz samodzielności w działaniu,
- komunikatywności, otwartości i umiejętności budowania relacji,
- dokładności i rzetelności, umiejętności analitycznych i dbałości o wysoką jakość,
- dobrej znajomości pakietu MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych.
- umiejętności krytycznego myślenia i rozwiązywania złożonych problemów,
- dyspozycyjność, zaangażowanie,
- umiejętność koordynacji projektów, wielozadaniowość,
- logiczne myślenie oraz umiejętność analitycznego podejścia do problemów,
- przewidywanie,
- filtrowanie informacji oraz ich źródeł.
Oferujemy:
Zapewniamy mieszkanie służbowe